1．字體的無級縮放技巧
在Word中，我們要縮放文字的大小，可以通過工具欄上的字號列表選取。但這種方式是有其局限性的，中文字體只能在初號到八號之間選取，英文字體的磅值也僅限于5 磅道72磅之間取舍，不能滿足我們打印超大字體的要求。難道號稱全球字處理霸王的 Word就如此的“弱智”，令人失望了嗎？NO！讓我們打開“工具\(yùn)自定義”，選取“命令”項，在類別列表框中選取“所有命令”，在其右邊列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，將其拖放在Word工具欄上，這兩個命令既是文字的大小的無級縮放命令，前一個是以當(dāng)前設(shè)置值的10%縮小所選文字的字號，后一個是以當(dāng)前設(shè)置值的10%增大所選文字的字號。你還可以把“ShrinkFont one point”和“GrowFont one point”這兩項命令也拖放在Word工具欄上，它們執(zhí)行的命令分別是將所選文字減小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按鈕，可以使用如下快捷鍵。放大字體：“Ctri+]”或者“Ctrl+>”；縮小字體：“Ctrl+[”或者“Ctrl+<”。
2．在文檔中插入圖標(biāo)
俗話說：“說一百句，不如畫上一筆�！痹谖臋n中加上一個圖標(biāo)，不但可以形象的說明問題，而且能夠使文章圖文并茂、生動燦爛。做法是：執(zhí)行“插入\對象”，打開對話框，將“顯示為圖標(biāo)”打鉤，然后在“對象類別”列標(biāo)框中選取所需，確定即可。如不滿意圖標(biāo)的樣式，單擊“更改圖標(biāo)”鍵吧。
3．用圖片替換文字的技巧
用一段文字替換另一段文字，其方法大家都懂，我這里就不再贅述啦（以免編輯老爺懷疑我有故意灌水騙取稿酬之嫌），我這里介紹的是用圖片替換文字的技巧，你以前沒試過吧？因為你無法在“替換為”框中輸入圖片，現(xiàn)在我告訴你方法。首先把圖片復(fù)制到剪貼板中，然后打開替換對話框，在“查找內(nèi)容”框中輸入將被替換的文字，接著在“替換為”框中輸入”^c”（注意：輸入的一定要是半角字符，c要小寫），單擊替換即可。“^c”的意思就是指令Word以剪貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”框中的內(nèi)容。按此原理，“^c”還可替換包括回車符在內(nèi)的大段文本。
4．備份個性化設(shè)置
Word自帶有一個備份個性化設(shè)置的工具。打開開始菜單，指向“Microsoft Office tools\Save My Settings Wizard”單擊，將出現(xiàn)個性設(shè)置對話框，按提示作就行啦，可以備份到任何地方。提示：備份個性化設(shè)置時要先關(guān)閉Word，否則不成功。
題外話：對初學(xué)者而言，在進(jìn)行個性化設(shè)置時容易把菜單搞亂，甚至誤操作導(dǎo)致菜單全部失蹤，這時可按“F1”鍵幫助恢復(fù)。還可以打開“工具\(yùn)選項\保存”對話框，在“提示保存Normal模塊”上打鉤，這樣，每當(dāng)菜單欄工具欄有任何細(xì)小的改動，Word在關(guān)閉時就會自動彈出警示框預(yù)告：“所作修改會影響共用模板：Normal。是否保存所作修改？”你自己看作辦吧。
5．替換特殊格式的字體技巧
如果要將全文中的某個詞或者字替換為統(tǒng)一的格式，比如將“Word”改為紅色、斜體、下劃線，一個一個的改當(dāng)然費時費力。我有辦法一下搞定，其方法如下：打開替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“Word”（實際輸入時不帶引號），在“替換為”中同樣輸入“Word”（同上），然后打擊“高級”選項，打開“格式”菜單，將字體設(shè)置為紅色、斜體、下劃線，單擊“全部替換”。
6．妙用通配符替換文件
如果要將全文引號中的內(nèi)容設(shè)置為統(tǒng)一的格式，而引號中的內(nèi)容又不一致，就需要我們使用通配符。通配符有兩個：“*”號和“?”號。“*”表示多個字符，“？”表示一個字符。操作方法如下：打開替換對話框，在“使用通配符”前打鉤，在“查找內(nèi)容”中輸入通配符，在“替換為”中用鼠標(biāo)點一下，什么也不輸入，直接打開“高級”選項，設(shè)置好格式后全部替換。
7．將文字快速轉(zhuǎn)換為圖片
如果你發(fā)Email給海外的親友，但對方計算機(jī)又沒有中文系統(tǒng)，無法進(jìn)行漢字瀏覽，是不是很掃興呢？別遺憾，我有辦法，其實我們只要把文字轉(zhuǎn)換為圖片，就會保持文檔格式的原貌，這樣，你的海外親友就能讀到祖國的語言啦。將文字快速轉(zhuǎn)換為圖片并不需要專門的圖形編輯器，Word一樣可以做到。方法如下：首先，將編輯的文件存為doc 格式，然后將其關(guān)閉。再在Word中新建一個文件，打開資源管理器，把剛才存盤的那個文件拖到新建的文件中，你會發(fā)現(xiàn)，你看見的雖然是文字，但Word已經(jīng)把它轉(zhuǎn)換成圖片啦。用Email發(fā)送給你的海外親友吧。
8．不經(jīng)過剪貼板復(fù)制文件
我們都知道用剪貼板來復(fù)制文件，你知不知道還可以用Ctrl鍵加鼠標(biāo)拖曳而且不經(jīng)過剪貼板也能達(dá)到復(fù)制的目的呢？方法是：用鼠標(biāo)選中復(fù)制的對象（包括文字和圖片），按住Ctrl鍵的同時用鼠標(biāo)左鍵把對象拖曳至目的地即可。該方法簡單易行，堪稱復(fù)制的快捷方式，而且不經(jīng)過剪貼板，對于內(nèi)存小的機(jī)子，是不是可以減輕一點負(fù)荷呢？
9．自動滾屏功能
如果我們讀一篇長文件，一頁一頁的“PageDown”太不方便啦。其實Word內(nèi)置有自 動滾屏的功能，只是默認(rèn)值下系統(tǒng)并未顯示在工具欄上，需要我們手動添加。方法是：打開“自定義\命令”，在類型中單擊“工具”，在其右邊的命令列表中找到“自動滾 動”項，拖至工具欄即可。使用時只要輕輕一點，即可實現(xiàn)屏幕平滑滾動，可上滾也 可下滾，還可以調(diào)節(jié)滾屏的速度，爽吧？不比任何專業(yè)的讀書軟件差哦。若想停止?jié)L 屏，單擊一下鼠標(biāo)就可關(guān)閉自動滾屏功能。方便吧？（經(jīng)驗提示：把字放大些讀，簡直爽之極矣哉�。�
10．快速創(chuàng)建和撤銷上、下標(biāo)
我們一般創(chuàng)建和撤銷上、下標(biāo)的方法是通過點擊工具欄上的上、下標(biāo)按鈕，其實他們都有快捷鍵可用，掌握和使用它們，讓我們的工作更省時。創(chuàng)建上標(biāo)：“Ctrl+加號”，再按一次即撤銷。創(chuàng)建下標(biāo)：“Ctrl+減號”，再按一次即撤銷。
11．快速把文本升為標(biāo)題
將光標(biāo)置于需要升為標(biāo)題的文本所在行，按下“Alt+Shift+?”組合鍵，可將文本快速升為標(biāo)題，且樣式為1，按“Alt+Shift+à”組合鍵，可將標(biāo)題逐漸降為2、3……9。
12．快速插入特定的文字
我們經(jīng)常會在稿件的后面添上自己的通訊地址和Email，方便報社準(zhǔn)確無誤的寄稿酬（這一點相當(dāng)?shù)闹匾叮�！但次次都要一個字一個字的敲入，是不是很麻煩呢？其實我們可以把它制作成一個按鈕放在工具欄里，需要使用鼠標(biāo)一點即可。方法是：在“自動圖文集”中添加一項“通訊地址”（包括Emai），然后打開“自定義”對話框，選取
“命令”選項，在“類型”列表框中單擊“自動圖文集”，在右邊命令框中找到剛才添加的“通訊地址”項，將其拖放到工具欄即可。
13．快速還原圖形尺寸
有時我們會在文檔中放置一些圖片，并作適當(dāng)?shù)男薷�，如果修改得不滿意，想還原后重新來過，可按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)雙擊該圖片，即可快速還原原來的尺寸。
14．快速重復(fù)輸入字符
要想重復(fù)最后一步操作，可按“F4”鍵。特別是用于重復(fù)輸入某個字符，非常有用。比如我們要輸入“咚咚咚咚咚咚”一組象聲詞，在輸入第一個“咚”以后，按下F4鍵，將在光標(biāo)所在處重復(fù)輸入又一個“咚”，連續(xù)不斷的按，將連續(xù)不斷的輸入“咚”。如果你想重復(fù)復(fù)制大段大段的文件，按“F4”是絕佳的選擇！
15．快速取消項目編號格式
當(dāng)我們在文檔中輸入了項目編號1，回車之后Word會自動為我們生成項目編號2、3、 4……如果我們想取消這些項目編號，一般的方法比較繁瑣，我有一簡便法子：將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，在Word中的智能標(biāo)記中選“僅保留文本”格式，即可快速取消項目編號。
16．快速選定字符塊
在文件左邊空白處：單擊鼠標(biāo)可以選定一行文字；雙擊則選定整個段落；按住Ctrl單擊鼠標(biāo)，選定全文。在文檔中：雙擊鼠標(biāo)選定詞組；三擊鼠標(biāo)選定段落；按住Ctrl單擊鼠標(biāo)，選定一個句子。
17．快速插入當(dāng)前日期和時間
一般情況下我們要在文檔中插入日期和時間，所用的方法是打開菜單欄的“插入”下拉菜單，選取“日期與時間”獲得。現(xiàn)在你可以使用以下這兩個組合鍵快速插入啦，插入日期：“Alt+Shift+D”鍵；插入時間：“Alt+Shift+T”鍵。
18．快速切換文檔
Word允許我們打開多個文檔進(jìn)行編輯，每個文檔都會在任務(wù)欄上顯示一個圖標(biāo)，方便我們在各文檔中進(jìn)行切換。事實上這種切換方式并不方便，如果在工具欄上有切換文檔的按鈕那就太好啦。那就跟著我添加吧。打開“工具\(yùn)自定義\命令”，在類別列表中選取“所有命令”，然后在右邊的命令框中找到“NextWindow”和“PrevWindow”兩個命令，將其拖放在工具欄上，這兩個命令將分別顯示為“下一窗口”和“上一窗口”兩個按鈕，其功能就是向前和向后切換文檔，與IE的“前進(jìn)”和“后退”方式一模一樣，而且可以循環(huán)切換啰。
19．一次選取數(shù)個圖片
如果我們要在文檔中插入數(shù)個圖片，不必一個一個的選取，可以按住Shift鍵的同時用鼠標(biāo)逐個點擊要添加的圖片，然后“插入”即可。
20．快速畫出水平線
打開“工具\(yùn)自動更正\鍵入時自動套用格式”，在列表中找到“連字符替換為長劃線”并打鉤，然后確定。使用時，只要輸入三個連字符（包括：#、&、*、-、=、——等等）回車，系統(tǒng)就會自動生成一行水平線。
21.快速計算表格中的數(shù)據(jù)
雖然在OFFICE套件中電子表格用EXECL更方便，但有時一些不是很復(fù)雜的表格其實并沒有必要去啟動龐大的EXECL，在WORD中就有一些基本的表格計算功能。
直接在要計算的表格欄中選擇表格中的公式命令，然后輸入公式就可以了。假如，如果要計算一行的數(shù)據(jù)之和，直接使用公式"=SUM(LEFT)"就可以直接計算。但在WORD中有一個小問題，就是不能用一個公式計算很多行的數(shù)值，此時有一個好的方法就是，先將"=SUM(LEFT)"公式復(fù)制一下，然后在要計算的表格欄內(nèi)按CTRL＋F9，此時出現(xiàn)｛�。龢�(biāo)志，此時就處在輸入公式的狀態(tài)，按CTRL＋C將公式粘貼進(jìn)來，依次類推，很快就可以將要計算的表格單位全部打上公式，此時選中整個表格，按F9，就可以通過公式算出所要的數(shù)值。值得注意的是，在EXECL中，如果表格中的源數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化，結(jié)果是及時更新的，而在WORD中源數(shù)據(jù)變化，結(jié)果是不會自動更新的，要重新選擇整個表格，然后按F9更新所選域數(shù)據(jù)才會更新。
22.快速生成編號
在實現(xiàn)應(yīng)用中，有時會出現(xiàn)需要打印很多編號的工作，雖然用程序或者一些其它的方法可以生成，但總的來說對一些不懂編程的人很麻煩。其實直接用WORD可以很方便的生產(chǎn)編號。如現(xiàn)在我們要產(chǎn)生1－4000的一個編號，首先在WORD中使用表格菜單中的插入表格在選項卡中輸入需要的行和列，此時我們輸入20和200，如果要打印成一列，最好選擇1和4000。此時生成了一個有4000個單元格的表格，選中整個表格，然后選擇格式菜單中的項目符號和編號，選擇第二項編號欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式，此時電腦自動生成編號，可能需要一段時間，如筆者的P3 733,128M內(nèi)存的機(jī)子也需要10幾秒，大家千萬不要以為死機(jī)了。生成編號后，選中整個表格，用CTRL＋X剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無文本格式，此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格，然后根據(jù)自己的需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整就行了
23.刪除一些第三方軟件加上的菜單欄
有一些第三方軟件安裝后會在WORD中添加一些快捷菜單欄，如金山快譯2002，而且此菜單欄不能關(guān)閉，這次關(guān)了，下次重新啟動WORD時又會自動打開，這對一些用不上這個功能的人來說非常討厭�，F(xiàn)在有辦法了，只要打開注冊表進(jìn)入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中，將WordAddIn.KSWordAddIn.1子項全部刪除（刪除前先備個份，以免后悔）。這樣再啟動WORD時就不會出現(xiàn)這個討厭的菜單欄了。
24.去除默認(rèn)的輸入法
打開選項窗口，點擊其中的“編輯”選項卡，去除最下面的“輸入法控制處于活動狀態(tài)”前的對號，點擊確定。重新啟動Word后，就會發(fā)現(xiàn)微軟拼音不會一起啟動了。
25.翻譯文字
先要安裝好字典庫，連線上網(wǎng)，通過網(wǎng)上資源翻譯。選擇準(zhǔn)備翻譯的文字，然后點選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”；界面右邊將出現(xiàn)“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將‘哪國語言’翻譯為‘哪國語言’”，結(jié)果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞，可以按住Alt鍵不放，然后點選生詞。
26.快速顯示文檔中的圖片
如果一篇Word文檔中有好多圖片，打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時，快速點擊“打印預(yù)覽”按鈕，圖片就會立刻清晰的顯示出來，然后關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，所有插入的圖片都會快速顯示出來了。
27.給圖片注解文字
選定要添加說明的圖片，單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷功能菜單中選“題注”，以打開題注窗口；然后在“標(biāo)簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”；最后在“題注”欄輸入注解文字，再點“確定”按鈕結(jié)束。此時，注解文字會自動顯示在圖片下方。注解文字可以隨時更改，如改變字體大小，或者刪除等等。
28.制作水印
Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，而且能夠隨意設(shè)置大小、位置等等。在Word菜單欄點擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對話框中選擇“文字水印”，然后在“文字”欄選擇合適的字句，或另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”，然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”，水印就會出現(xiàn)在文字后面。
29.輕松統(tǒng)計文檔字?jǐn)?shù)
打開Word文檔，然后依次點擊“工具－字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”菜單，就可以清楚的看到這篇文檔的統(tǒng)計信息，也可以通過打開文檔屬性窗口，接著選擇“摘要”標(biāo)簽，然后點擊“高級”按鈕，這時也可以看到該文檔的詳細(xì)統(tǒng)計信息。但是需要統(tǒng)計多篇文檔的總字?jǐn)?shù)，這樣一篇篇的統(tǒng)計，也就太慢了，效率也很低�？梢韵却蜷_其中任意一篇文檔，然后依次點擊“插入－文件”菜單，然后把其它文檔全部插入進(jìn)來，合并成一篇文檔，然后再點擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”菜單項，就可以輕松的查看所有文檔的總字?jǐn)?shù)了。
30.一版多頁顯示
先按“預(yù)覽打印”圖標(biāo)，或點擊“文件”→“打印預(yù)覽”，Word將處于“預(yù)覽”模式；在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“常用”。這時，Word的菜單欄下一排會出現(xiàn)“常用”工具欄。再在工具欄上右擊鼠標(biāo)，選擇“自定義”，進(jìn)入自定義設(shè)置狀態(tài)；現(xiàn)在，將“打印預(yù)覽”工具欄上的“多頁”按鈕拖到“常用”工具欄上。關(guān)閉“自定義”窗口，再關(guān)閉“預(yù)覽”模式；以后，點擊Word“常用”工具欄上的“多頁”按鈕，就可以選擇一頁顯示多少個版面了。 |
