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公文探討
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發(fā)布時間：2015/12/3 16:33:17 分類：
舊作拾遺
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公文病題十例
公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容的集中概括，必須立意準(zhǔn)確、語言簡明、格式規(guī)范。雖寥寥數(shù)字，撰擬時卻小看不得，稍有不慎，就出差錯。筆者從接觸到的××市各縣(區(qū))和市直部門的部分文件中，發(fā)現(xiàn)有十種類型的病題，例析如下。
一、錯用文種。如《關(guān)于請求解決××村菜地被污染問題的報告》，題意是要求上級機(jī)關(guān)給予指示，幫助解決問題，而不僅僅是反映情況，對照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，標(biāo)題文種應(yīng)用“請示”，而不能用“報告。
二、形同謎語。如《關(guān)于落實(shí)市宜政辦(1990)22號通知要求實(shí)施方案的報告》，除了少數(shù)熟悉題中所述文件內(nèi)容的人外，是沒有人看得懂的，因此它起不到標(biāo)題的作用。
三、題大義少。如《關(guān)于企業(yè)技術(shù)、人才開發(fā)的若干規(guī)定》，正文對如何進(jìn)行兩項(xiàng)開發(fā)，尤其是人才開發(fā)，未作具體規(guī)定，因而顯得標(biāo)題帽子大，使題文不完全相符。
四、題小義多。如《關(guān)于做好區(qū)鄉(xiāng)廣播站自辦節(jié)目評比準(zhǔn)備工作的通知》，中心內(nèi)容是“準(zhǔn)備”二字，而正文不僅詳細(xì)介紹了自辦節(jié)目評比內(nèi)容和方法，還將組織領(lǐng)導(dǎo)、管理制度等大范圍的工作內(nèi)容納入評比內(nèi)容之中，甚至要求所有單位，不論有無自辦節(jié)目，都要填報普查性的附表。顯然，題義小于文義。
五、遣詞不當(dāng)。如《市×口綜合建站工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要》，不了解情況的人，以為題中協(xié)調(diào)會內(nèi)容，是該口各部門欲在市內(nèi)共建一站，其實(shí)是指他們協(xié)力抓好建立鄉(xiāng)(鎮(zhèn))農(nóng)村經(jīng)濟(jì)技術(shù)綜合服務(wù)站工作。擬題者也許是想節(jié)省文字，卻不料使之流于易生歧義之弊。
六、詞序不當(dāng)。如《關(guān)于建立縣政府領(lǐng)導(dǎo)基層聯(lián)系戶制度的通知》，題中“領(lǐng)導(dǎo)”作名詞時，“縣政府領(lǐng)導(dǎo)”與“基層聯(lián)系戶”組成(難以理解的)詞組，作“制度”的定語，“領(lǐng)導(dǎo)”作動詞時，“縣政府”與“領(lǐng)導(dǎo)基層聯(lián)系戶”組成主謂詞組，作“制度”的定語。后者語義不通，前者表述不妥。問題在于標(biāo)題詞、序不當(dāng)。應(yīng)將“聯(lián)系”移到“基層”之前，或?qū)ⅰ敖ⅰ币频健邦I(lǐng)導(dǎo)”之后。
七、造語累贅。如《關(guān)于批轉(zhuǎn)××局廉政建設(shè)民主生活會制度報告的通知》，其中“建設(shè)”二字純屬畫蛇添足，刪去不害題意，反使題語清爽。就是“廉政，，二字也似可放到正文中強(qiáng)調(diào)，以免民主生活會內(nèi)涵縮小之嫌。
八、結(jié)構(gòu)殘缺。如《關(guān)于遭受暴風(fēng)雨災(zāi)害的報告》，受文者不禁要問：是什么地方遭受災(zāi)害?看此文制發(fā)機(jī)關(guān)是××縣政府，顯然受災(zāi)的不是這個縣政府，那么受災(zāi)區(qū)域是該縣之一部，還是全部?不得而知。由此可見，此題結(jié)構(gòu)嚴(yán)重殘缺。介詞“關(guān)于”引導(dǎo)的詞組，不應(yīng)采用述賓式結(jié)構(gòu)，而應(yīng)采用主謂式結(jié)構(gòu)，主語即受災(zāi)區(qū)域，是不能省略的。
九、忽略標(biāo)點(diǎn)。如《關(guān)于我區(qū)撤并留公司方案的報告》，題中“撤”“并”二字后均應(yīng)加上頓號，否則，時過境遷，人們恐將“并”字理解為連接詞，從而誤解題意。
十、濫用符號。如《關(guān)于在商業(yè)企業(yè)中開展?fàn)巹?chuàng)＜無假冒商品銷售單位＞活動的通知》，題中書名號應(yīng)改成引號(且前引號應(yīng)從“爭”字開始劃起)，因?yàn)樗环稀秶倚姓䴔C(jī)關(guān)公文處理辦法》的明文規(guī)定:“除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，一般不加書名號�！敝劣谂D(zhuǎn)非法規(guī)性文件加書名號的現(xiàn)象，也是經(jīng)常見到的。
造成上述毛病的主要原因，一是思想上重視不夠，視擬題為小技;二是撰文時力不從心，缺乏深厚的文字功底;三是發(fā)文前把關(guān)不嚴(yán)，往往草率從事。只要從這三個方面認(rèn)真加以改進(jìn)，病題就可以不斷減少，直至消失。
（《秘書之友》1991年第七期）
小議“請示”的類型與標(biāo)題擬制
對于請示，筆者覺得有兩個問題需提出討論：
一、合理劃分“請示”類型。一般地，把請示劃分為請求批復(fù)性請示和請示批轉(zhuǎn)性請示兩大類（如遼寧人民出版社1991年版《國家行政機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作》）。但稍加思索，便可看出這與公文法規(guī)不合。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)，用“請示”。答復(fù)請示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。由此可見，請示與批復(fù)是兩個互相對應(yīng)的文種。不希求批復(fù)的請示和離開請示的批復(fù)，都是不應(yīng)存在的。換言之，請求批復(fù)是各種請示的共同特征，而不是某種類型請示的特征。請求批轉(zhuǎn)性請示，嚴(yán)格地說，.不能算作請示。因?yàn)�，從行文目的看，它既不是請求指示，也不是請求批�?zhǔn)，而是請求批轉(zhuǎn)；從辦文程序上看，受文機(jī)關(guān)對請示事項(xiàng)不必給予答復(fù)；從辦文結(jié)果上看，通常是受文機(jī)關(guān)在一定范圍內(nèi)下發(fā)的批轉(zhuǎn)性通知，而不是給請示機(jī)關(guān)的答復(fù)。這種請示，實(shí)際上是一種工作建議。如果認(rèn)定“意見”為常用文種，那么把請求批轉(zhuǎn)性請示納入建議性“意見”是再好不過的了。
那么，應(yīng)如何劃分請示類型才比較妥當(dāng)呢?我們不妨按請示的用途，把它分為請求指示性請示和請求批準(zhǔn)性請示兩大類。在請求批準(zhǔn)性請示中，有一類請示的請示事項(xiàng)，如解決資金、增撥經(jīng)費(fèi)、調(diào)運(yùn)物資等，需被請示機(jī)關(guān)予以處理后才給請示機(jī)關(guān)答復(fù)，而不是答復(fù)后由請示機(jī)關(guān)辦理。這類請示擬稱為請求解決性請示。請求指示性請示或擬稱為請求準(zhǔn)許性請示，是報請主管部門批示認(rèn)可后由請示單位自行辦理。這種劃分法雖不完備，但有利于理解請示公文的特征與促進(jìn)請示公文制作規(guī)范化。
二、認(rèn)真擬制“請示”標(biāo)題。請示標(biāo)題完整的結(jié)構(gòu)，應(yīng)包括請示機(jī)關(guān)、被請示機(jī)關(guān)、請示事由和文種四個部分，但在實(shí)際行文中，因有版頭機(jī)關(guān)名稱和正文前的主送機(jī)關(guān)名稱，標(biāo)題中的請示機(jī)關(guān)和被請示機(jī)關(guān)往往被省略。故請示標(biāo)題的一般形式為：“關(guān)于”十請示事由+文種。如《關(guān)于試行中等專業(yè)教育自學(xué)考試制度的請示》。
擬制請示標(biāo)題，應(yīng)注重四點(diǎn)：①堅(jiān)持一文一事原則。②指事具體。要使受文機(jī)關(guān)看到標(biāo)題，就能了解請示的具體內(nèi)容。至如《關(guān)于加速××縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)的請示》就過于籠統(tǒng)，使人閱后還是茫茫然不知所云，起不到標(biāo)題應(yīng)有的作用。③用詞準(zhǔn)確。要準(zhǔn)確地概括請示事項(xiàng)，力求文字簡潔，切忌羅嗦、冗長。凡涉及到可以計量的事物，應(yīng)盡可能使之量化。如《關(guān)于請求對××鄉(xiāng)新建校舍給予一定資金援助的請示》，就因其中“一定”二字?jǐn)?shù)額不定，-使被請示機(jī)關(guān)難以甚至無法答復(fù)。④造語完整。要特別注意，在請求解決性請示的標(biāo)題中，事由的開頭必須用“請”、“請求”之類的祈求語。有人以為，既然題尾有“請示”字樣，正文后又有請批示的結(jié)語，標(biāo)題中再用祈求語，就是畫蛇添足。其實(shí)不然，請求解決性請示標(biāo)題之所以要用祈求語，主要是為了保持題意完整，防止產(chǎn)生歧義。如《關(guān)于請撥購買南京牌貨車資金的請示》，如果沒有“請撥”二字，那么是要上級機(jī)關(guān)援助，還是請上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)采取自籌或其他辦法解決資金?不看正文，誰也弄不清楚。
（《秘書之友》1993年第3期）
公文標(biāo)題的常見語法形式
堪稱“立片言以居要，乃一篇之警策”的公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容的準(zhǔn)確、精煉的概括，是擬文過程中必須緊緊圍繞的“中心”。為了達(dá)到準(zhǔn)確表現(xiàn)主題而又言詞精煉的要求，除了必須明確行文目的，注意格式規(guī)范，講究用字與修辭外，擬題者還應(yīng)學(xué)會運(yùn)用語法知識，分析題句成分，防止出現(xiàn)語法錯誤�；谶@一點(diǎn)，筆者從接觸到的大量公文標(biāo)題中，歸納出幾種常見的語法形式，供初學(xué)公文寫作者參考。
公文標(biāo)題的一般形式是：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種，其中事由是通過由介詞“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組來表述的，因此，上述形式又可寫成：發(fā)文機(jī)關(guān)＋“關(guān)于”＋內(nèi)容＋“的”＋文種。這是一個由以名詞（文種）為中心的偏正詞組構(gòu)成的獨(dú)語句（或稱為定中結(jié)構(gòu)型非主謂句），其中發(fā)文機(jī)關(guān)與介詞“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組均作文種的定語。顯然，標(biāo)題的語法形式便因“內(nèi)容”不同而不同。從語法角度看，“內(nèi)容”通常有以下幾種類型：
一、動賓式（或稱述賓式） 簡單者如《中共中央關(guān)于整 黨的決定》，復(fù)雜者如《關(guān)于整頓 醫(yī)藥市場的通知》（發(fā)文機(jī)關(guān)從略，下同)。
二、偏正式 其中附加語起定語作用的又稱定中式，如《關(guān)于農(nóng)業(yè)技術(shù)改進(jìn)費(fèi)使用管理 問題的通知》；附加語起狀語作用的又稱狀中式，如《關(guān)于對黃金礦產(chǎn) 實(shí)行保護(hù)性開采的通知》。
三、主謂式 如《關(guān)于省××委員會 套印章失竊的通報》。
四、聯(lián)合式 分名詞性詞組聯(lián)合與動詞性詞組聯(lián)合兩種情形，前者如《關(guān)于目前困難及解決辦法的報告》，后者如《關(guān)于盡快挽回動亂損失、認(rèn)真抓好工作生產(chǎn)的通知》。
五、連動式 如《關(guān)干從××鄉(xiāng)沙改土地中劃撥一部分給××場使用的決定》。
六、兼語式 如《關(guān)于從高等學(xué)校選拔部分畢業(yè)生到國家機(jī)關(guān)工作的通知》。
在上述類型中，使用頻率最高的是動賓式。筆者從某縣政府1989年收到省政府暨辦公廳的121份文件中，就發(fā)現(xiàn)有110份文件的標(biāo)題屬干此類。在動賓式中，還�？梢姷揭恍┍容^固定的搭配詞組，如：成立——機(jī)構(gòu)，調(diào)整——成員，啟用——印章，轉(zhuǎn)發(fā)——通知，批轉(zhuǎn)——報告，印發(fā)——會議紀(jì)要，加強(qiáng)——工作，召開——會議，開展——活動，等等，這些詞組又多出現(xiàn)在“通知”這一文種的標(biāo)題之中，因此，初學(xué)公文擬題者，可從“通知”入手，著重熟悉本文所述第一種類型，兼顧其他，仔細(xì)揣摩，積累經(jīng)驗(yàn)，以求達(dá)到順手成題的程度。
（《應(yīng)用寫作》1994年第3期）
學(xué)習(xí)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的體會
國務(wù)院辦公廳一九九三年十一月二十一日修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），與1987年文本比較，有以下幾個明顯的特色：
一、將行政機(jī)關(guān)公文處理工作納入科學(xué)化的范疇。在闡述制訂《辦法》的目的時，修訂本在原文本“公文處理工作規(guī)范化、制度化”之后，補(bǔ)充了“科學(xué)化”的標(biāo)準(zhǔn)，明確地將公文處理工作納入科學(xué)管理的范疇。這不僅是修訂《辦法》的整體性的指導(dǎo)原則，而且對于加速各級行政機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化建設(shè)，也具有十分重要的指導(dǎo)作用。在詮釋國家行政機(jī)關(guān)公文定義時，《辦法》(修訂)補(bǔ)充規(guī)定：公文“是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。”這句話抓住了公文的主要特征，揭示了公文的本質(zhì)屬性，是“公文”概念的真正內(nèi)涵。而原定義僅僅指出了公文的作用，從分類角度看，類似“公文”概念的外延。內(nèi)涵與外延齊全，就使得“公文”概念十分準(zhǔn)確周延，從而表述了定義的科學(xué)性。在專業(yè)術(shù)語的應(yīng)用上，《辦法》(修訂)對一些過時的和含義不明的術(shù)語，作了科學(xué)的更正。如“文書部門”改為“文秘部門”，“分辦”改為“分發(fā)、擬辦”，“檢查催辦”改為“催辦、查辦”，“聯(lián)合發(fā)文”分為聯(lián)合行文和聯(lián)合下發(fā)公文兩種情況，等等。
二、行政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范化的新特點(diǎn)。修訂的《辦法》對原文本七章三十七條的內(nèi)容幾乎都作了修改與充實(shí)，并新增補(bǔ)了八條規(guī)定，彌補(bǔ)疏漏，使公文處理工作的規(guī)范更加完備。其主要特色表現(xiàn)在四個方面：一是強(qiáng)調(diào)了公文程式的統(tǒng)一性。除外事方面的公文由外交部依據(jù)《辦法》(修訂)另行制定處理辦法外，各省、自治區(qū)、直轄市人民政府和國務(wù)院各部門不再制訂實(shí)施細(xì)則。顯然，這是保證國家行政機(jī)關(guān)政令暢通的需要。二是強(qiáng)調(diào)了公文制作的規(guī)范性。在上報公文必須符合的有關(guān)規(guī)定中，增列了第十八條(“請示”的行文規(guī)則)。不符合其中任一條者，上級機(jī)關(guān)文秘部門都可以將公文退回。三是強(qiáng)調(diào)了公文處理的時效性�！掇k法》(修訂)第六條規(guī)定：“公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。”對照1987年文本，文字未改;但將“及時”移到了前面。由此說明，注重時效已成為公文處理的首要原則。四是強(qiáng)調(diào)了公文執(zhí)行的連續(xù)性。為了保證公文能有效地貫徹執(zhí)行，維護(hù)其法定的權(quán)威性，《辦法》(修訂)第二十四條、第二十七條，分別就承辦、催辦、查辦工作作出了明確的規(guī)定。
三、從實(shí)際出發(fā)增刪調(diào)整公文種類�！掇k法》(修訂)充分考慮了各級行政機(jī)關(guān)公文處理工作的實(shí)際情況，考慮了經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民主與法制建設(shè)的需要，對公文種類由10類15種增刪調(diào)整為12類13種。指令通常用于微觀管理經(jīng)濟(jì)事務(wù)(包括干預(yù)企業(yè)行為)，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，這個文種實(shí)無存在的必要。決議是通過法定的正式會議表決并以會議名義發(fā)布的公文，對于實(shí)行行政首長負(fù)責(zé)制的各級行政機(jī)關(guān)來說，難以派上用場。布告與通告，范圍相近，用途相通，寫法相同，且前者司法機(jī)關(guān)用得多，行政機(jī)關(guān)用得少，故合二為一，也是順理成章的事。由于我國法制建設(shè)不斷健全，權(quán)力機(jī)關(guān)對行政機(jī)關(guān)的監(jiān)督作用在加強(qiáng)，故各級政府向同級人民代表大會或人大常委會提請審議的重大事項(xiàng)也就增多了，于是一種新型專用公文——議案便應(yīng)運(yùn)而生�？傊�，刪去指令、決議、布告三個文種，增加議案一個文種，既體現(xiàn)了時代特征，又增強(qiáng)了實(shí)用性。
四、邏輯結(jié)構(gòu)更嚴(yán)謹(jǐn)。從結(jié)構(gòu)上看，章、條、款之間的邏輯聯(lián)系清晰、照應(yīng)過渡自然是《辦法》(修訂)的著眼點(diǎn)。如第十條，按照公文版面格式，從上到下依次條述公文組成部分及有關(guān)注意事項(xiàng)。第二十二條，按照辦文先后程序，分別條述收文辦理和發(fā)文辦理的事項(xiàng)。清晰度高，邏輯性強(qiáng)，便于記憶，便于操作。再如第二十四條，在前一條交辦事項(xiàng)和后一條聯(lián)辦事項(xiàng)之間，加上對承辦單位的具體要求，便增強(qiáng)了連貫之勢，泯去了斷裂之痕。諸如此類甚多，不一一列舉。
五、法規(guī)性語體特色更為鮮明。如表述公文種類的界定及其用途時，修訂本改換句式，刪去重復(fù)出現(xiàn)的文種名稱。以第九條第九項(xiàng)為例，原文“請示：向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，用‘請示’。”修訂本改為“請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)�！钡鹊取Ｐ抻啽镜谋硎稣Z言更得體，根據(jù)不同情況，選擇不同的能愿動詞，使語意表述十分得體。如要求寬時用“可以”、“應(yīng)當(dāng)”之類的詞，要求嚴(yán)時用“要”、“必須”之類的詞。修訂本很講究修辭，有時適當(dāng)使用一些模糊詞語，如“重要公文”、“必要時”、“在一定范圍內(nèi)”之類，給執(zhí)行機(jī)關(guān)以回旋的余地。有時采取狀語前置的辦法，如第一條“為使……公文質(zhì)量”，就突出強(qiáng)調(diào)了制定公文處理辦法的目的，增強(qiáng)了修辭效果。
（《秘書之友》1994年第7期，收入中國檔案出版社編《中國檔案管理精覽》）
淺談退文的辦理
退文，是指某級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)上報的不符合本機(jī)關(guān)要求的公文所采取的一種處理辦法，即將來文退回呈報單位，令其重辦。過去，實(shí)行這種辦法的不多。近年來，隨著《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的全面實(shí)施，各級行政機(jī)關(guān)對公文處理工作的要求越來越高，因而退文的情況也就越來越多了。
上報公文出現(xiàn)的問題多種多樣：有的不按程序，越級請示；有的一文多事，自我設(shè)障；有的語言含糊，條理不清；有的格式不妥，失于莊重，等等。因此實(shí)行退文辦法，對下級機(jī)關(guān)而言，可督促檢查辦理發(fā)文存在的問題，并采取相應(yīng)的措施，提高公文制發(fā)的質(zhì)量；對本機(jī)關(guān)而言，退文可以促使收文辦理工作規(guī)范化，防止出現(xiàn)公文滯留，低速運(yùn)轉(zhuǎn)，阻止不合要求的上報公文流入。這樣，機(jī)關(guān)公文處理工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)的局面就不會受到干擾，辦事效率也會大大提高。
退文的操作，要把握兩條：一是要有一個統(tǒng)一而明確的尺度，即應(yīng)退公文的范圍；二是要有一種合適的方式，能快速、明了、嚴(yán)肅地通知呈報單位。關(guān)于退文范圈，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十四條規(guī)定：“上報的公文，如不符合本辦法第十七條、第十八條、第二十五條和第二十八條第一項(xiàng)的規(guī)定，上級機(jī)關(guān)的文秘部門可退回呈報單位。”如根據(jù)這個范國，仍有違反其他行文規(guī)則、不合公文格式、受文機(jī)關(guān)難以辦理的上報公文不在退回之列。顯然，還應(yīng)從嚴(yán)要求。安徽省人民政府辦公廳確定了10條內(nèi)容的退文范圍：1、無特殊情況越級請示；2、“請示、“報告”未標(biāo)注簽發(fā)人；3、“請示”與“報告”不分或“報告”中夾帶請示事項(xiàng)；4、“請示”不符合一文一事要求；5、“請示”中要求解決的問題不明確；6、“請示”多頭主送；7、應(yīng)直接向政府有關(guān)那門報文；8、格式某項(xiàng)不規(guī)范(發(fā)文字號、標(biāo)題、附件、印章、用紙)；9、涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)而未與有關(guān)部門會簽；10、報文不夠10份。筆者認(rèn)為，這個范圈針對性強(qiáng)，內(nèi)容具體，便于操作，可供參考。關(guān)于退文方式，一般是發(fā)送退文通知單。通知單上要寫明退文依據(jù)，并針對來文存在問題，標(biāo)明屬于退文范圍哪幾條。利用這種通知單，可以及時、準(zhǔn)確地處理應(yīng)退公文。這樣做的好處，是借此有效地指導(dǎo)下級制發(fā)文件的工作。
值得注意的是，在退文時，通到特殊情況要靈活處理。如來文請示事項(xiàng)特別重大或非常緊急，即使公文的毛病較多，也不可退回了事；否則會貽誤時機(jī)，追成重大損失�？梢圆扇∪缦罗k法：一方面對“事”不對“文”，按正常程序辦理，必要時可在來文上作些適當(dāng)?shù)膹浹a(bǔ)和說明；另一方面責(zé)成呈報單位修改原文，再行補(bǔ)報。
（《秘書之友》1995年第9期）
也談批轉(zhuǎn)性通知的格式處理
——兼與熊興貴同志商榷
“通知”是國家行政機(jī)關(guān)公文中使用頻率很高的文種之一。通知中有一類是用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文的，此即本文所說的批轉(zhuǎn)性通知。
對批轉(zhuǎn)性通知的格式如何處理?熊興貴同志在《批轉(zhuǎn)性通知的格式處理探討》（見《秘書之友》1998年第1期）一文中認(rèn)為：“把正件的文尾格式內(nèi)容完整地緊置于其正文部分后，把被批轉(zhuǎn)件作為附件，把除印章以外的被批轉(zhuǎn)件的其它所有內(nèi)容實(shí)錄于正件之后（裝訂在正件后）”，并說“這樣處理批轉(zhuǎn)性通知這類公文，應(yīng)該說是規(guī)范的”。筆者對此觀點(diǎn)不敢茍同，特陳管見與熊興貴同志商榷。
批轉(zhuǎn)性通知的格式處理涉及四個問題：一是如何認(rèn)識批轉(zhuǎn)件與被批轉(zhuǎn)件的關(guān)系，二是如何處理被批轉(zhuǎn)件的格式，三是如何選定文尾部分的格式項(xiàng)，四是如何擺正文尾部分在公文中的位置。下面分別予以淺析。
一、關(guān)于批轉(zhuǎn)件與被批轉(zhuǎn)件的關(guān)系
在批轉(zhuǎn)性通知中，批轉(zhuǎn)件與被批轉(zhuǎn)件構(gòu)成一個密不可分的整體，二者缺一不可。從排列順序看，批轉(zhuǎn)件在前，被批轉(zhuǎn)件在后；從制發(fā)程序看，被批轉(zhuǎn)件在先，批轉(zhuǎn)件在后；從包含內(nèi)容看，被批轉(zhuǎn)件為重，批轉(zhuǎn)件為輕。那么，這二者的關(guān)系是否等同于正件與附件的關(guān)系?中央辦公廳秘書局1997年6月編印的《機(jī)關(guān)公文處理工作》第四講“公文格式與行文規(guī)則”中寫道，附件“是正文的補(bǔ)充材料或參考材料”，并指出：“凡印發(fā)規(guī)章和批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報告，其中的‘規(guī)章’和‘報告’不屬附件，而是主體的一部分，此種‘規(guī)章’和‘報告’的內(nèi)容也應(yīng)視為正文�！薄秶倚姓䴔C(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第十條第七款規(guī)定：“公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱�！倍鴮Ρ慌D(zhuǎn)件沒有作此規(guī)定�？梢�，批轉(zhuǎn)件與被批轉(zhuǎn)件的關(guān)系同正件與附件的關(guān)系是有所區(qū)別的。熊文“把被批轉(zhuǎn)件作為附件”，顯然是不妥的。
二、關(guān)于被批轉(zhuǎn)件的格式處理
被批轉(zhuǎn)件在被批轉(zhuǎn)之前，是一份完整的上行文，因而有其自身的文頭部分、正文部分和文尾部分。但是，一旦被上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)，即主體內(nèi)容為上級機(jī)關(guān)所用，它就不再是獨(dú)立而完整的文件了。表現(xiàn)在格式處理上，對被批轉(zhuǎn)件只取其正文部分（標(biāo)題前或標(biāo)題下無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，落款處不得省略，但無須用印），文頭部分和文尾部分均被刪去。筆者查閱了近年國務(wù)院下發(fā)到縣一級的批轉(zhuǎn)性通知，都是如此。而熊文主張“把除印章以外的被批轉(zhuǎn)件的其它所有內(nèi)容實(shí)錄于正件之后（裝訂在正件后）”，顯然不妥。另外，將批轉(zhuǎn)件稱為正件，也不利于區(qū)分被批轉(zhuǎn)件與附件的差異。
順便提及，在轉(zhuǎn)發(fā)性通知中，除了被轉(zhuǎn)發(fā)件來自上級機(jī)關(guān)須保留文頭部分（以示尊重和便于查考）以外，其他情況的格式處理，均與批轉(zhuǎn)性通知相同。
三、關(guān)于文尾部分格式項(xiàng)的選定
公文文尾部分一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)五個格式項(xiàng)組成，其中后三個又稱為印制版記。這五個格式項(xiàng)是根據(jù)印發(fā)機(jī)關(guān)的工作需要（印刷、發(fā)送、歸檔、檢索等）而設(shè)計的，表明了印發(fā)機(jī)關(guān)的責(zé)任，直接為正文部分服務(wù)。在具體選定批轉(zhuǎn)性通知文尾部分的格式項(xiàng)時，要按照有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，將批轉(zhuǎn)件與被批轉(zhuǎn)件結(jié)合起來，一并考慮公文主題的確切性、印發(fā)公文的時間性、發(fā)送范圍的準(zhǔn)確性、歸檔檢索的科學(xué)性，不能簡單地照搬照套、草率從事，以免影響公文效力。
四、關(guān)于文尾部分在公文中的確切位置
盡管《辦法》對此未予明確，但我們可以通過理論佐證和實(shí)例印證的辦法來解決這個問題�！吨袊伯a(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條第十七款規(guī)定：印制版記“位于公文末頁下端”。張耀輝在其主編的《語文知識與公文寫作》（中國人事出版社，1995年12月）下編第一章中說：印制版記“標(biāo)在文件末頁的下端抄送機(jī)關(guān)之后”。這里強(qiáng)調(diào)將文尾部分的位置放在公文或文件末頁下端，是從公文或文件的整體出發(fā)考慮的。顯然，.這要比熊文把文尾“緊置于其正文部分后”的表述明晰一些，但仍然沒有確定文尾部分的確切位置。問題就出在對“末頁”的理解上。是印有文字的最后一頁，還是整件公文的最后一頁？這兩種情況在單面印刷和雙面印刷時又各不相同。如果從查閱、檢索方便考慮，不管是單面印刷還是雙面印刷，都應(yīng)該將文尾部分的位置定格在整件公文的背面（即類同書刊的封底）下端，這樣，抽出一件完整的公文，正面有文頭，背面有文尾，公文外觀的完整性就充分顯示出來了。這不僅適用于批轉(zhuǎn)性通知，幾乎所有機(jī)關(guān)公文都可以這樣做。
綜上所述，對批轉(zhuǎn)性通知的格式可以作如下處理：把省去文頭部分和文尾部分的被批轉(zhuǎn)件作為批轉(zhuǎn)性通知公文的有機(jī)組成部分，置于批轉(zhuǎn)件之后，另頁印刷（標(biāo)題前或標(biāo)題下無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，須有機(jī)關(guān)落款，不蓋印）；把批轉(zhuǎn)件的印發(fā)機(jī)關(guān)所選定的文尾部分格式項(xiàng)依次標(biāo)在整件公文背面下端。
（《秘書之友》1998年第5期，收入甘肅省秘書學(xué)會等編《中國當(dāng)代秘書群星文選》）
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